« La journée ne me suffit plus ! » Qui d’entre nous ne prononce pas cette expression au moins une fois quotidiennement, même durant la saison estivale ? Le temps manque à nous tous. D’ailleurs, la logique de tous les services innovants qui apparaissent chaque jour tourne autour de l’idée de nous faire gagner quelques heures par semaine.
En partie, cela est dû à un manque flagrant d’organisation. La première règle pour bien gérer son temps est d’avoir une bonne équipe sur qui compter et à qui déléguer les tâches qui peuvent l’être. Un manager doit se concentrer, avant tout, sur les priorités d’ordre stratégique. Ce que nous observons aujourd’hui est l’incapacité de trouver des collaborateurs à qui déléguer ou le manque de volonté pour le faire.
Deuxième règle d’or : avoir un calendrier quotidien, hebdomadaire et mensuel. Ainsi, les priorités seront claires et la mobilisation des collaborateurs sera plus efficace. Les réunions seront plus courtes et orientées vers les tâches les plus urgentes. Ils convient aussi d’utiliser les possibilités offertes par les différentes messageries qui permettent de partager les calendriers de sorte à ce que l’action soit la plus coordonnée possible.
Troisième règle : fixer des délais pour l’accomplissement des différentes tâches et essayer de les respecter. De plus, l’expérience partagée par les plus grands managers montre qu’il faut toujours commencer par la tâche la plus difficile et non par celle la plus simple. Nous avons tous l’habitude de commencer par ce qui nous paraît le moins compliqué, histoire de nous remonter le moral. Mais en réalité, ce n’est pas la bonne approche car nous allons finir par retrouver la difficulté reportée vers la fin de la journée.
Quatrième règle : tenir compte de la possibilité de rencontrer des imprévus, et donc libérer des créneaux de temps s’impose. Si tout va bien, ce temps pourra être alloué à une autre tâche ou pour aérer son cerveau.
Bien qu’elle semble simple, la mise en œuvre de ces quatre règles est extrêmement compliquée. Si le responsable d’une entreprise ne domine pas son temps, c’est qu’il va passer la plupart de ses journées à résoudre les problèmes qui en résulte, au lieu de gérer au vrai sens du terme.
Bassem Ennaifar