Un élément essentiel de la vie dans le bureau, pour certains, et une perte de temps, pour d’autres. Les réunions, bien qu’elles ne soient pas évitables, ne font certainement pas l’unanimité. Mais peut-être que ce sont les réunions mal-organisées qui sont la cause de ce manque d’enthousiasme ? Et si une bonne réunion est non seulement possible, mais aussi facile à atteindre ? Pour vous donner la recette magique, nous avons tenu une réunion (sur Zoom) avec la coach Inès Bouharb qui nous a présenté la recette magique d’une réunion réussie. En voici le PV!
Une “bonne réunion” existe-t-elle réellement ?
Pour Inès Bouharb, une réunion bien organisée est celle qui permet de réunir les personnes clés pour l’objet de la réunion et qu’elle contribue à faire avancer l’équipe ou le projet en question. Autre point important : toute réunion doit avoir un objectif et une raison d’être qui doivent être communiqués aux participants avant le démarrage de la réunion. Au fait, Bouharb recommande que toute réunion soit planifiée au moins deux semaines à l’avance, “exception faite des réunions urgentes, bien évidemment”, note-t-elle.
L’experte recommande aussi de distribuer les rôles sur les participants, notamment celui du modérateur, le timekeeper, le rédacteur, etc. “Le timekeeper doit s’assurer que les interlocuteurs ne dépassent pas le temps qui leur a été alloué dans l’ordre du jour”, explique-t-elle. Sur ce point, Bouharb note que l’ordre du jour ne doit pas contenir plus de 3 points. Le rédacteur a pour mission de rédiger le PV qui sera envoyé, à la fin de la réunion, à tous les participants. “Un bon PV doit aussi contenir l’objet de la prochaine réunion”, note l’experte. Et d’ajouter: “La réunion suivante doit donc commencer par faire le suivi de l’avancement de l’exécution de ces décisions”.
En tout état de cause, Bouharb insiste qu’une réunion ne doit pas dépasser une heure. “Le cerveau peine à se concentrer après 45 minutes”, explique-t-elle. Ceci, note l’experte, peut s’aggraver en présence des téléphones ou de PC portables. “Une des règles clés pour des réunions réussies: bannir les smartphones et les portatifs dans les réunions, sauf besoin est”, souligne-t-elle. Et d’ajouter : “Il faut créer une culture de bonne réunion”.
Une réunion inclusive
Dans une réunion, tout le monde ne participe pas de manière égale aux discussions. Par timidité ou désengagement, certains préfèrent garder leur silence. D’autres, en revanche, ne cessent de semer la pagaille. “C’est le rôle du modérateur d’assurer que tout le monde participe de manière équitable lors d’une réunion”, souligne l’experte. Et d’ajouter: “Le modérateur doit aussi s’assurer de la pertinence des présents et que chaque participant a une opinion à émettre au sujet de l’objet de la réunion”. Ainsi, le modérateur doit se tâcher de donner la parole aux plus timides et de les aider à exprimer leur point de vue.
De l’autre côté, le modérateur doit aussi cadrer les personnes qui tendent à dépasser le temps qui leur est alloué ou qui ont tendance à interrompre leurs collègues. Le timekeeper a aussi un rôle à jouer, souligne l’experte : “Il doit avoir la force de personnalité qui lui permet de renforcer le respect du temps”.
PowerPoint ou pas PowerPoint ?
Qu’y a-t-il de commun entre Jeff Bezos et Elon Musk ? Tous les deux ont une entreprise de fabrication de fusée. Ah et tous les deux CEO ont banni PowerPoint des réunions tenues dans leurs entreprises respectives. “On parle souvent de death by powerpoint”, souligne Inès Bouharb. C’est lorsqu’une personne atteint une réunion munie d’une présentation très chargée, indigeste qui ne fait que désengager les présents. Bouharb n’irait par contre pas jusqu’à appeler à bannir les présentations: “Nous avons toujours besoin d’un élément visuel”, explique-t-elle. En revanche, l’experte recommande de respecter certaines règles lors de la préparation de présentations. D’abord, il ne faut pas aller au-delà des 5 slides et de passer plus d’une minute par slide. Aussi, il faut éviter de trop charger les slides qui doivent être épurées, “comme celles des keynotes de Steve Jobs”, note Bouharb. La solution contre les présentations à rallonge ? “Envoyer aux participants des modèles avec 5 slides”, propose-t-elle.
Mais le plus important, selon l’experte, est que la présentation doit rester un élément de support à l’acteur principal de la présentation qui n’est autre que le présentateur. “Ce dernier ne doit pas se cacher derrière ses slides”, insiste-t-elle.
L’après-réunion
Une réunion ne se termine pas en quittant la salle (ou la session Zoom). “Les décisions prises et les actions à entamer doivent être partagées avec tous les participants”, affirme l’experte. Et d’ajouter: “Grâce aux outils de collaboration en ligne, les participants peuvent commenter et mettre à jouer l’état d’avancement en temps réel”.